/     /   Настройка автоответа в Outlook

Настройка автоответа в Outlook

Настройка автоответа в OutlookРейтинг:
3

Функция автоматического ответа в программе Outlook используется для оповещения коллег или клиентов о том, что вас нет на рабочем месте, но решить возникший вопрос можно по определенному телефону, либо с помощью автоматического перенаправления всей почты сотруднику, временно исполняющему ваши обязанности. Воспользоваться этой опцией и настроить автоответ в Outlook можно независимо от версии вашего почтового клиента.

Если в вашем профиле Аутлук отсутствует учетная запись с сервера Microsoft Exchange Server, с функцией «Заместителя» способен справиться шаблон сообщения, используемый вместе с правилами (Rules). Мастер составления правил действует по следующей логике: от кого получено новое письмо, что с ним делать и есть ли исключения? Алгоритм активации автоответа в Outlook будет зависеть от того, есть ли у вас учетная запись Microsoft.

Для начала, следует определить, работаете ли вы с сервером MS Exchange Server:

  1. Откройте вкладку «Файл» в Outlook.
  2. Щелкните по кнопке «Настройка учетных записей».
  3. В разделе «Электронная почта» вы увидите перечень всех учетных записей и тип каждой из них.

Если название данного сервера в списке отсутствует – значит, вы его не используете. Чаще всего, в эту категорию попадают пользователи, работающие с Outlook 2003 и 2007. Рассмотрим алгоритм настройки автоответа для них.

Настройка автоответа в Outlook 2007 и 2003

  • В главном меню почтового клиента Outlook кликаем «Файл», а далее последовательно открываем «Создать» и «Сообщение», либо используем комбинацию CTRL+N.

    Создать сообщение в OutlookСоздать сообщение в Outlook

  • В открывшемся окне введите необходимый текст.

    Текст автоответа в АутлукТекст автоответа в Аутлук

  • Кликните на кнопку «Office» в главном меню программы Аутлук и дважды выберите пункт «Сохранить как».

    Сохранить автоответ в OutlookСохранить автоответ в Outlook

  • В окошке введите название файла и выберите тип сохраняемого документа «Шаблон Outlook».

    Сохранение шаблонов АутлукСохранение шаблонов Аутлук

  • В меню Outlook находим пункт «Сервис», жмем левой кнопкой мышки и выбираем «Правила и оповещения», а после создаем правило, нажимая кнопку «Новое».

    Правила и оповещения в MS OutlookПравила и оповещения в MS Outlook

  • В «Мастере правил» нажмите на строку «Применение правила к полученным мной сообщениям» и переходите к следующему шагу кнопкой «Далее».

    Мастер правил в АутлукМастер правил в Аутлук

  • Определите необходимое условие отбора в фильтре, выставив напротив него галочку.

    Условия применения автоответа в OutlookУсловия применения автоответа в Outlook

  • Пунктом ниже выберите действие, которое будет выполняться над письмами, попавшими под фильтр. Вам следует задать «Ответить, используя «указанный шаблон».
  • В открывшемся перечне папок найдите документ, который мы создавали ранее и нажмите «Готово».

Настройка автоответа в Outlook 2010 и 2013

Для того чтобы включить функцию автоответа в Аутлуке 2010/2013, потребуется выполнить следующие действия:

  • Файл/Автоответы/Отправлять автоответы.

    Автоответ в Аутлук 2010 и 2013Автоответ в Аутлук 2010 и 2013

  • Можно установить флажок напротив «Отправлять только в течение указанного периода» и задать определенную дату. Если этот параметр игнорировать, то функция будет работать до момента деактивации автоответа в Outlook.
  • В разделе «В пределах организации» введите ответ для сотрудников вашей компании, при отсутствии вас на рабочем месте.
  • Вкладка «За пределами организации» позволит отвечать на сообщения даже тогда, когда вы в отпуске или командировке.

    Параметры автоответа в Outlook 2010 и 2013Параметры автоответа в Outlook 2010 и 2013

Видеоинструкция

Добавить коментарий